PERENCANAAN PROGRAM KERJA PUBLIC RELATION

PERENCANAAN PROGRAM KERJA PUBLIC RELATION

Public relations merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan mengelolah hubungan saling menguntungkan antara organisasi dan masyarakat. PR selalu menjadi salah satu bidang yang sangat dinamis dalam kehidupan berorganisasi, karena praktisi PR membutuhkan keterampilan dan kapabilitas yang beragam untuk keberhasilan pekerjaan mereka. Yaitu untuk membangun dan memelihara hubungan dalam organisasi, baik individu dan kelompok yang selalu masuk dalam hubungan bersama dengan pihak lainnya.Seorang public relations harus melakukan perencanaan program kerja baik itu jangka panjang maupun jangka pendek, yang harus direncanakan dengan cermat dan hati – hati, sehingga akan diperoleh hasil – hasil yang nyata. Program tersebutharus berhubungan dengan tujuan organisasi, maka seorang praktisi PR harus memahami apa yang sedang dilakukan manajemen, bahwa mereka adalah bagian dari tim manajemen.

A.  Perencanaan Program PR

Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya. Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia (human resources), sumber daya alam (natural resources), untuk mencapai tujuan. Perencanaan sebagai tahap kedua dalam kegiatan humas meskipun didukung oleh data faktual yang lengkap belum tentu akan membuat pelaksanaan efektif apabila tahap ini tidak ditangani dengan seksama. Pada tahap perencanaan, kahumas perlu terlebih dahulu menginventarisasi masalah untuk selanjutnya mengkorelasikan aspek yang satu dengan aspek yang lainnya sehingga dalam tahap pelaksanaannya kelak, masalah-masalah yang dihadapi berdasarkan data yang berhasil dihimpun pada tahap penelitian, disusun, diklarifikasikan dengan rapi dan jelas, demikian pula pemikiran untuk memecahkannya.

Definisi perencanaan kerja menurut pakar humas, Jefkins, yaitu: “Public Relations consist of all forms of planned communication outwards and inwards between an organization and its public for the purpose of achieving specific objectives concerning mutual understanding”. Kegiatan kehumasan menurut Cultip dan Center salah satunya menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarluaskan opini publik kepada organisasi. Dinas Komunikasi dan Informatika menyediakan layanan informasi bagi masyarakat yang membutuhkan informasi secara langsung dan online, sehingga berlangsung komunikasi dua arah antara organisasi dan publiknya. Sesuai peranannya sebagai pengabdi kepentingan umum, sebagai mediatorutama antara pimpinan dengan publik, dan sebagai dokumentator, maka kegiatan humas dititik beratkan salah satunya pada program pelayanan. Program ini berupa pelayanan data atau informasi baik secara lisan maupun tertulis, termasuk penyelenggaraan tetap dan pameran.

Secara umum pengertian dari perencanaan program kerja public relations yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan perencanaan komunikasi baik kegiatan ke dalam maupun ke luar antara organisasi dan publiknya yang tujuannya untuk mencapai saling pengertian.

B.  Alasan – Alasan PR harus membuat perencanaan

1.       Alasan dalam kegiatan perencanaan (action plan), yaitu dapat bersifat proaktif, reaktif, defensif, preventif, protektif dan hingga profitabel. Misalnya, seorang humas bertindak sedia payung sebelum hujan (proaktif) atau mencari payung ketika hujan (reaktif).

2.      Alasan mengapa (why)

·      Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan lebih luas, seperti perubahan teknologi, ekonomi, politik, hukum dan teknologi.

·      Menghadapi perubahan lebih sempit (operasional), seperti menghadapi persaingan, perubahan selera pelanggan, life cycle product, sistem komunikasi, media massa, tenaga kerja dan relasi bisnis.

·      Menciptakan tujuan yang objektif, sasaran dan target yang ingin dicapai secara jelas dan rinci.

C.  Manfaat Perencanaan Humas

·      Membantu pihak manajemen organisasi untuk mampu beradaptasi terhadap lingkungan yang sering berubah-ubah.

·      Mengefektifkan dan mengefisienkan koordinasi atau kerja sama antar departemen dan pihak terkait lainnya.

·      Mengefisiensikan waktu, tenaga, upaya dan biaya.

·      Menghindari risiko kegagalan dengan tidak melakukan perkiraan atau perencanaan tanpa arah yang jelas dan konkret.

·      Mampu melihat secara keseluruhan kemampuan operasional, pelaksanaan, komunikasi, target dan sasaran yang hendak dicapai di masa mendatang.

·      Menetapkan klasifikasi rencana kerja humas, yaitu rencana strategis (sesuai dengan kebijakan tujuan jangka panjang), rencana tetap (reguler, yang dapat dilakukan berulang-ulang) dan rencana tertentu (rencana

jangka pendek, khusus, dan terbatas).

D.  Proses Perencanaan

Proses Perencanaan Menurut George L. Morrisey, dalam bukunya Management by Objective and Results for business and Industrydalam Morissan, proses perencanaan dan penetapan program humas mencakup langkah-langkah sebagai berikut:

·                     Menetapkan peran dan misi, yaitu menentukan sifat dan ruang lingkup tugas yang hendak dilaksanakan.

·                     Menentukan wilayah sasaran, yaitu menentukan di mana praktisi humas harus mencurahkan waktu, tenaga, dan keahlian yang dimiliki.

·                     Mengidentifikasi dan menentukan indikator efektifitas (indicators of evectiveness) dari setiap pekerjaan yang dilakukan. Menentukan faktor-faktor terukur yang akan memengaruhi tujuan atau sasaran yang akan ditetapkan.

·      Memilih dan menetukan sasaran atau hasil yang ingin dicapai.

·      Mempersiapkan rencana tindakan yang terdiri dari langkahlangkah sebagai berikut :

1) Programming-menentukan urutan tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan.

2) Penjadwalan(scheduling)-menentukan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan tindakan untuk mencapai tujuan atau sasaran.

3) Anggaran (Budgeting)-menentukan sumber-sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

4) Pertanggung jawaban-menetapkan siapa yang akan mengawasi pemenuhan tujuan, yaitu pihak yang menyatakan tujuan sudah tercapai atau belum.

5) Menguji dan merevisi rencana sementara (Tentative Plan)sebelum rencana tersebut dilaksanakan.

6) Membangun pengawasan, yaitu memastikan tujuan akan terpenuhi.

7) Komunikasi-menentukan komunikasi organisasi yang diperlukan untuk mencapai pemahaman serta komitmen pada enam langkah sebelumnya.

8) Pelaksanaan-memastikan persetujuan diantara semua pihak yang terlibat mengenai komitmen yang dibutuhkan untuk menjalankan upaya yang sudah ditemukan, pendekatan apa yang paling baik, siapa saja yang perlu dilibatkan. Menurut Thomas dalam bukunya Manajemen: kepemimpinan dan kolaborasi dalam dunia yang kompetitif, langkah-langkah perencanaan antara lain :

a. Analisis situasional Dibatasi oleh waktu dan sumber daya, para perencana harus mengumpulkan, mengartikan, dan merangkum semua informasi yang relevan terhadap isu perencanaan yang dibahas.

b. Sasaran dan rencana alternatif Berdasarkan hasil analisis situasi, proses perencanaan harus menghasilkan sasaran-sasaran alternatif yang dapat diterapkan di masa mendatang dan rencana alternatif yang mungkin digunakan untuk mencapai sasaran ini.

c. Evaluasi sasaran dan rencana selanjutnya Manajer akan mengevaluasi keuntungan, kerugian, dan pengaruh yang potensial dari setiap sasaran dan rencana alternatif.

d. Pemilihan sasaran dan rencana Ketika manajer menguji sejumlah sasaran dan rencana, mereka akan memilih salah satu yang tepat dan masuk akal.

e. Penerapan Setelah manajer memilih sasaran dan rencananya, mereka harus menerapkan rencana-rencana yang dirancang untuk mencapai sasaran. Adapun perencanaan enam langkah yang sudah diterima secara luas oleh para praktisi humas profesional adalah sebagai berikut:

a. Pengenalan situasi

b. Penetapan tujuan

c. Definisi khalayak

d. Pemilihan media dan teknik-teknik PR

e. Perencanaan anggaran

f. Pengukuran hasil dalam perencanaan, humas haruslah ada penetapan tujuan dibuat berdasarkan riset yang telah dilakukan baik melalui riset yang bersifat formal maupun informal dengan mengadakan serangkaian diskusi atau konsultasi secara mendalam dengan berbagai pihak guna mengungkapkan kebutuhan komunikasi paling mendasar yang dirasakan. Dengan hasil riset ditemukan masalah yang dihadapi, sehingga tujuanperencanaan humas merupakan upaya mengatasi masalah.

Gambar Proses Perencanaan Program Public Relation

1.  Penelitian dan mendengarkan ( Research-listening)

Pada tahap ini, akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi. Penemuan fakta dilakukan untuk mengetahui apakah opini, sikap dan reaksi (situasi dan pendapat) dalam masyarakat menunjang atau justru menghambat organisasi, instansi atau perusahaan yaitu  what’s our problem? ( apa yang akan menjadi problem kita) .

2.  Perencanaan dan Mengambil Keputusan (Planning – Decision)

Perencanaan merupakan tahap yang cukup penting, karena menghubungkan kegiatan komunikasi dengan kepentingan organisasi/perusahaan. Dalam tahap ini yang merupakan kelanjutan dari tahap fact finding – atas dasar hasil penelitiannya, seorang petugas humas merencanakan bagaimana sebaiknya dengan memperhatikan faktor-faktor psikologis, sosiologis, keadaan sosial, ekonomi politik – pesan dari komunikator dirumuskan agar dapat mencapai tujuannya.

3.  Komunikasi – Pelaksanaan (Communication – Action)

Tahapan komunikasi tidak terlepas dari perencanaan tentang bagaimana mengkomunikasikan dan apa yang dikomunikasikan sehingga menimbulkan kesan-kesan yang secara efektif mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan berpotensi dalam upaya memberikan dukungan sepenuhnya. Bagaimana mengkomunikasikan sesuatu dan apa yang dikomunikasikan, sebenarnya tidak terlepas dari tujuan yang hendak dicapai melalui kegiatan kehumasan . Suatu program komunikasi menyangkut pilihan-pilihan terhadap saluran komunikasi yang akan digunakan dalam berkomunikasi dengan publik sasaran.

Untuk itu, pilihan media atau saluran komunikasi tergantung pada publik sasaran. Pilihan media saluran dipengaruhi oleh antara lain faktor ketersedian media, biaya, ketrampilan komunikasi, publik sasaran dan tujuan komunikasi. Selain pilihan media/ saluran komunikasi, dalam program komunikasi, perlu juga ditentukan jenis pesan dan tema yang harus ditonjolkan. Selain itu menurut Ngurah (1999), implementasi program kehumasan dilakukan tidak hanya dengan program komunikasi, tetapi juga program tindakan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi organisasi .

Kedua cara tersebut perlu dilakukan karena masalah hubungan perusahaan dengan publik tidak saja disebabkan kesalahan berkomunikasi tetapi juga faktor-faktor non komunikasi (kesalahan berperilaku, membuat kebijakan, dll.). Karena masalah kehumasan bisa disebabkan faktor komunikasi dan non komunikasi, maka Humas perlu mengusulkan program tindakan untuk menunjang penyelesaian masalah. Sebagai contoh untuk melakukan sebuah program kampanye kebersihan, program tindakan (menunjang) yang perlu dilakukan adalah antara lain penyediaan tong sampah ditempat umum dan pengangkutan sampah.

4.  Evaluasi (Evaluation).

Setelah komunikasi dilaksanakan, maka sesuatu organisasi tentu ingin mengetahui dampak atau pengaruhnya terhadap publik atau khalayak. Pada tahapan ini humas mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari program-program kerja atau aktivitas humas lainnya yang telah dilaksanakan, serta keefektivitasan dari teknik-teknik manajemen, dan komunikasi yang telah dipergunakan.

How did we do? ( bagaimana yang telah kita lakukan )

Tiap tahapan dari keempat tahapan yang disebutkan diatas saling berkaitan erat satu dengan yang lainnya. Artinya tahapan satu dengan yang lainnya saling berhubungan erat dan tidak dapat dipisah-pisahkan ( lihat lampiran ). Dalam proses 4 tahapan tersebut tergambar “plan your work, and work your plan,” rencana kerja anda , dan kerjakan lan rencana anda.

Paper ini ditulis oleh Jamia Pratiwi Mahasiswi Prodi Perbankan Syari’ah IAIN Pontianak Angkatan 2017

Daftar Pustaka

Nurjannah. 2013. Hubungan Internal.Pekanbaru : CV. Witra Irzani

Ardianto, Elvinaro. 2011.Public Relations Pengantar Komprehensif. Bandung :Simbiosa Rekatama Media.

Drs.Morissan, S.H, M.A.,Management Public Relations; Strategi menjadi humas professional,2008.

Jefkins,Frank. Public Relations,2002.