PERENCANAAN PROGRAM KERJA PUBLIC RELATION
Public relations
merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan mengelolah hubungan saling
menguntungkan antara organisasi dan masyarakat. PR selalu menjadi salah satu
bidang yang sangat dinamis dalam kehidupan berorganisasi, karena praktisi PR
membutuhkan keterampilan dan kapabilitas yang beragam untuk keberhasilan
pekerjaan mereka. Yaitu untuk membangun dan memelihara hubungan dalam
organisasi, baik individu dan kelompok yang selalu masuk dalam hubungan bersama
dengan pihak lainnya.Seorang public relations harus
melakukan perencanaan program kerja baik itu jangka panjang maupun jangka
pendek, yang harus direncanakan dengan cermat dan hati – hati, sehingga akan
diperoleh hasil – hasil yang nyata. Program tersebutharus berhubungan dengan
tujuan organisasi, maka seorang praktisi PR harus memahami apa yang sedang
dilakukan manajemen, bahwa mereka adalah bagian dari tim manajemen.
A. Perencanaan Program PR
Perencanaan adalah proses dasar yang
digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya.
Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia (human
resources), sumber daya alam (natural resources), untuk mencapai tujuan.
Perencanaan sebagai tahap kedua dalam kegiatan humas meskipun didukung oleh
data faktual yang lengkap belum tentu akan membuat pelaksanaan efektif apabila
tahap ini tidak ditangani dengan seksama. Pada tahap perencanaan, kahumas perlu
terlebih dahulu menginventarisasi masalah untuk selanjutnya mengkorelasikan
aspek yang satu dengan aspek yang lainnya sehingga dalam tahap pelaksanaannya
kelak, masalah-masalah yang dihadapi berdasarkan data yang berhasil dihimpun
pada tahap penelitian, disusun, diklarifikasikan dengan rapi dan jelas,
demikian pula pemikiran untuk memecahkannya.
Definisi perencanaan kerja menurut pakar
humas, Jefkins, yaitu: “Public Relations consist of all forms of planned
communication outwards and inwards between an organization and its public for
the purpose of achieving specific objectives concerning mutual understanding”.
Kegiatan kehumasan menurut Cultip dan Center salah satunya menciptakan
komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarluaskan opini publik kepada
organisasi. Dinas Komunikasi dan Informatika menyediakan layanan informasi bagi
masyarakat yang membutuhkan informasi secara langsung dan online, sehingga
berlangsung komunikasi dua arah antara organisasi dan publiknya. Sesuai
peranannya sebagai pengabdi kepentingan umum, sebagai mediatorutama antara
pimpinan dengan publik, dan sebagai dokumentator, maka kegiatan humas dititik
beratkan salah satunya pada program pelayanan. Program ini berupa pelayanan
data atau informasi baik secara lisan maupun tertulis, termasuk penyelenggaraan
tetap dan pameran.
B. Alasan – Alasan PR harus membuat perencanaan
1. Alasan
dalam kegiatan perencanaan (action plan), yaitu dapat bersifat proaktif,
reaktif, defensif, preventif, protektif dan hingga profitabel. Misalnya,
seorang humas bertindak sedia payung sebelum hujan (proaktif) atau mencari
payung ketika hujan (reaktif).
2. Alasan mengapa (why)
· Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan
lebih luas, seperti perubahan teknologi, ekonomi, politik, hukum dan teknologi.
· Menghadapi perubahan lebih sempit
(operasional), seperti menghadapi persaingan, perubahan selera pelanggan, life
cycle product, sistem komunikasi, media massa, tenaga kerja dan relasi bisnis.
· Menciptakan tujuan yang objektif, sasaran dan
target yang ingin dicapai secara jelas dan rinci.
C. Manfaat Perencanaan Humas
· Membantu pihak manajemen organisasi untuk
mampu beradaptasi terhadap lingkungan yang sering berubah-ubah.
· Mengefektifkan dan mengefisienkan koordinasi
atau kerja sama antar departemen dan pihak terkait lainnya.
· Mengefisiensikan waktu, tenaga, upaya dan
biaya.
· Menghindari risiko kegagalan dengan tidak
melakukan perkiraan atau perencanaan tanpa arah yang jelas dan konkret.
· Mampu melihat secara keseluruhan kemampuan
operasional, pelaksanaan, komunikasi, target dan sasaran yang hendak dicapai di
masa mendatang.
· Menetapkan klasifikasi rencana kerja humas,
yaitu rencana strategis (sesuai dengan kebijakan tujuan jangka panjang),
rencana tetap (reguler, yang dapat dilakukan berulang-ulang) dan rencana
tertentu (rencana
jangka pendek, khusus, dan terbatas).
D. Proses Perencanaan
Proses Perencanaan Menurut George L.
Morrisey, dalam bukunya Management by Objective and Results for business and
Industrydalam Morissan, proses perencanaan dan penetapan program humas mencakup
langkah-langkah sebagai berikut:
·
Menetapkan peran dan misi, yaitu menentukan sifat dan ruang lingkup
tugas yang hendak dilaksanakan.
·
Menentukan wilayah sasaran, yaitu menentukan di mana praktisi humas
harus mencurahkan waktu, tenaga, dan keahlian yang dimiliki.
·
Mengidentifikasi dan menentukan indikator efektifitas (indicators of
evectiveness) dari setiap pekerjaan yang dilakukan. Menentukan faktor-faktor
terukur yang akan memengaruhi tujuan atau sasaran yang akan ditetapkan.
· Memilih dan menetukan sasaran atau hasil yang
ingin dicapai.
· Mempersiapkan rencana tindakan yang terdiri
dari langkahlangkah sebagai berikut :
1) Programming-menentukan urutan tindakan yang akan dilakukan untuk
mencapai tujuan.
2) Penjadwalan(scheduling)-menentukan waktu yang diperlukan untuk
melaksanakan tindakan untuk mencapai tujuan atau sasaran.
3) Anggaran (Budgeting)-menentukan sumber-sumber yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan.
4) Pertanggung jawaban-menetapkan siapa yang akan mengawasi pemenuhan
tujuan, yaitu pihak yang menyatakan tujuan sudah tercapai atau belum.
5) Menguji dan merevisi rencana sementara (Tentative Plan)sebelum
rencana tersebut dilaksanakan.
6) Membangun pengawasan, yaitu memastikan tujuan akan terpenuhi.
7) Komunikasi-menentukan komunikasi organisasi yang diperlukan untuk
mencapai pemahaman serta komitmen pada enam langkah sebelumnya.
8) Pelaksanaan-memastikan persetujuan diantara semua pihak yang terlibat
mengenai komitmen yang dibutuhkan untuk menjalankan upaya yang sudah ditemukan,
pendekatan apa yang paling baik, siapa saja yang perlu dilibatkan. Menurut
Thomas dalam bukunya Manajemen: kepemimpinan dan kolaborasi dalam dunia yang
kompetitif, langkah-langkah perencanaan antara lain :
a. Analisis situasional Dibatasi oleh waktu dan sumber daya, para
perencana harus mengumpulkan, mengartikan, dan merangkum semua informasi yang
relevan terhadap isu perencanaan yang dibahas.
b. Sasaran dan rencana alternatif Berdasarkan hasil analisis situasi,
proses perencanaan harus menghasilkan sasaran-sasaran alternatif yang dapat
diterapkan di masa mendatang dan rencana alternatif yang mungkin digunakan
untuk mencapai sasaran ini.
c. Evaluasi sasaran dan rencana selanjutnya Manajer akan mengevaluasi
keuntungan, kerugian, dan pengaruh yang potensial dari setiap sasaran dan
rencana alternatif.
d. Pemilihan sasaran dan rencana Ketika manajer menguji sejumlah sasaran
dan rencana, mereka akan memilih salah satu yang tepat dan masuk akal.
e. Penerapan Setelah manajer memilih sasaran dan rencananya, mereka
harus menerapkan rencana-rencana yang dirancang untuk mencapai sasaran. Adapun
perencanaan enam langkah yang sudah diterima secara luas oleh para praktisi
humas profesional adalah sebagai berikut:
a. Pengenalan situasi
b. Penetapan tujuan
c. Definisi khalayak
d. Pemilihan media dan teknik-teknik PR
e. Perencanaan anggaran
f. Pengukuran hasil dalam perencanaan, humas haruslah ada penetapan
tujuan dibuat berdasarkan riset yang telah dilakukan baik melalui riset yang
bersifat formal maupun informal dengan mengadakan serangkaian diskusi atau
konsultasi secara mendalam dengan berbagai pihak guna mengungkapkan kebutuhan
komunikasi paling mendasar yang dirasakan. Dengan hasil riset ditemukan masalah
yang dihadapi, sehingga tujuanperencanaan humas merupakan upaya mengatasi
masalah.
Gambar Proses Perencanaan Program Public Relation
1. Penelitian dan mendengarkan ( Research-listening)
Pada tahap ini, akan
ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan
organisasi. Penemuan fakta dilakukan untuk mengetahui apakah opini, sikap dan
reaksi (situasi dan pendapat) dalam masyarakat menunjang atau justru menghambat
organisasi, instansi atau perusahaan yaitu what’s our problem?
( apa yang akan menjadi problem kita) .
2. Perencanaan dan Mengambil Keputusan (Planning – Decision)
Perencanaan merupakan
tahap yang cukup penting, karena menghubungkan kegiatan komunikasi dengan
kepentingan organisasi/perusahaan. Dalam tahap ini yang merupakan kelanjutan
dari tahap fact finding – atas dasar hasil penelitiannya,
seorang petugas humas merencanakan bagaimana sebaiknya dengan memperhatikan
faktor-faktor psikologis, sosiologis, keadaan sosial, ekonomi politik – pesan
dari komunikator dirumuskan agar dapat mencapai tujuannya.
3. Komunikasi – Pelaksanaan (Communication – Action)
Tahapan komunikasi
tidak terlepas dari perencanaan tentang bagaimana mengkomunikasikan dan apa
yang dikomunikasikan sehingga menimbulkan kesan-kesan yang secara efektif
mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan berpotensi dalam upaya
memberikan dukungan sepenuhnya. Bagaimana mengkomunikasikan sesuatu dan apa
yang dikomunikasikan, sebenarnya tidak terlepas dari tujuan yang hendak dicapai
melalui kegiatan kehumasan . Suatu program komunikasi menyangkut
pilihan-pilihan terhadap saluran komunikasi yang akan digunakan dalam
berkomunikasi dengan publik sasaran.
Untuk itu, pilihan
media atau saluran komunikasi tergantung pada publik sasaran. Pilihan media
saluran dipengaruhi oleh antara lain faktor ketersedian media, biaya,
ketrampilan komunikasi, publik sasaran dan tujuan komunikasi. Selain
pilihan media/ saluran komunikasi, dalam program komunikasi, perlu juga ditentukan
jenis pesan dan tema yang harus ditonjolkan. Selain itu menurut Ngurah (1999),
implementasi program kehumasan dilakukan tidak hanya dengan program komunikasi,
tetapi juga program
tindakan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi organisasi .
Kedua cara tersebut
perlu dilakukan karena masalah hubungan perusahaan dengan publik tidak saja
disebabkan kesalahan berkomunikasi tetapi juga faktor-faktor non komunikasi
(kesalahan berperilaku, membuat kebijakan, dll.). Karena masalah kehumasan bisa
disebabkan faktor komunikasi dan non komunikasi, maka Humas perlu mengusulkan
program tindakan untuk menunjang penyelesaian masalah. Sebagai contoh untuk
melakukan sebuah program kampanye kebersihan, program tindakan (menunjang) yang
perlu dilakukan adalah antara lain penyediaan tong sampah ditempat umum dan
pengangkutan sampah.
4. Evaluasi (Evaluation).
Setelah komunikasi
dilaksanakan, maka sesuatu organisasi tentu ingin mengetahui dampak atau
pengaruhnya terhadap publik atau khalayak. Pada tahapan ini humas mengadakan
penilaian terhadap hasil-hasil dari program-program kerja atau aktivitas humas
lainnya yang telah dilaksanakan, serta keefektivitasan dari teknik-teknik manajemen,
dan komunikasi yang telah dipergunakan.
How did we do? (
bagaimana yang telah kita lakukan )
Tiap tahapan dari
keempat tahapan yang disebutkan diatas saling berkaitan erat satu dengan yang
lainnya. Artinya tahapan satu dengan yang lainnya saling berhubungan erat dan
tidak dapat dipisah-pisahkan ( lihat lampiran ). Dalam proses 4 tahapan
tersebut tergambar “plan your work, and work your plan,” rencana kerja anda ,
dan kerjakan lan rencana anda.
Paper
ini ditulis
oleh
Jamia
Pratiwi Mahasiswi
Prodi Perbankan Syari’ah IAIN Pontianak Angkatan 2017
Daftar Pustaka
Drs.Morissan, S.H, M.A.,Management Public
Relations; Strategi menjadi humas professional,2008.
Jefkins,Frank. Public Relations,2002.
0 comments:
Post a Comment